مساعد/ة وحدة الشؤون الإدارية والأفراد

نظرة عامة

المسؤوليات

• الإشراف العام على الشؤون الإدارية المتعلقة بسير العمل اليومي في الشركة.
• المتابعة الإدارية اليومية لسجلات الحضور والانصراف والمغادرات والإجازات، وإعداد الملفات اللازمة لها باستخدام برنامج شؤون الموظفين.
• توفير اللوازم الضرورية والمشتريات الأساسية للمكتب وفق النظام المعتمد.
• متابعة التأمينات العامة الخاصة بالمكتب وموجوداته، إضافةً إلى التأمين الصحي.
• التأكد من توفير بيئة عمل مناسبة لجميع الموظفين.
• إعداد التقارير الإدارية المطلوبة.
• متابعة الاحتياجات الإدارية للشركة من كهرباء وماء وهاتف وإنترنت وعقود صيانة وغيرها.
• القيام بمهام السكرتاريا، كالرد على المكالمات الهاتفية وطباعة الكتب الرسمية.
• تنظيم شؤون مكتب المدير العام، من استقبال الزوار وتحديد مواعيد الاجتماعات ومتابعة الكتب الرسمية.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلّف بها المسؤول المباشر.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الموارد البشرية أو تخصص ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية أو شؤون الموظفين أو إدارة المكاتب.
• إتقان برامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord.
• مهارة عالية في الكتابة باللغة العربية وصياغة المراسلات والكتب الرسمية.
• مستوى جيد في اللغة الإنجليزية قراءةً وكتابةً.
• الالتزام التام بالسرية والنزاهة في التعامل مع بيانات الموظفين ومعلومات الشركة.
• مهارات تنظيمية عالية، والقدرة على المتابعة وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.
• مهارات تواصل جيدة ولباقة في التعامل مع الزوار والمكالمات.
• ميزة إضافية: خبرة في استخدام برامج شؤون الموظفين أو أنظمة تسجيل الحضور والانصراف.
• ميزة إضافية: خبرة سابقة في مهام السكرتاريا أو إدارة مكتب مدير عام.
• ميزة إضافية: خبرة في متابعة المشتريات أو عقود الصيانة أو ملفات التأمين.
• ميزة إضافية: معرفة بقانون العمل الفلسطيني.

المهارات المطلوبة

• Microsoft Office (Excel وWord وOutlook)
• برامج شؤون الموظفين والحضور والانصراف
• الكتابة الرسمية باللغة العربية
• المراسلات باللغة الإنجليزية
• السكرتاريا وإدارة المكاتب
• حفظ السجلات وإعداد التقارير